中華民國108年9月11日訂定
臺中市大墩文化中心(以下簡稱本中心)為應推行志工隊業務之所需,依「臺中市政府文化局志工管理要點」(以下簡稱管理要點)第四點第一款增訂本補充規定。
本中心志工隊設展覽、演藝、講座研習、行政活動等四組,分別掌理下列事項:
(一)展覽組:支援維護展品安全與展廳參觀品質、辦理第1季季例會議及其他臨時交辦事項。
(二)演藝組:支援中心與中山堂表演節目前台服務工作、辦理第2季季例會議及其他臨時交辦事項。
(三)講座研習組:支援專題講座、藝文研習等服務工作、辦理第3季季例會議及其他臨時交辦事項。
(四)行政活動組:得由各組指派志工兼任或指定專任志工辦理下列事項:
1、勤務支援:依任務需要支援節慶活動等服務工作,平日於志工室輪班值勤,擔任隊務與各類服務諮詢聯繫窗口,協助代收有關表揚甄選、績效證明及榮譽卡等各類申辦文件。
2、行政庶務:辦理志工隊行政庶務,志工室環境維護,志工服務時數登錄與統計,服務評量資料整備。
3、活動規劃:辦理志工大會暨授證典禮(另3組協辦)、幹部選舉選務工作,規劃志工隊參訪與聯誼活動、進修研習規劃及其他臨時交辦事項。另於任務需要時擔任預約導覽人員,並協助辦理導覽手冊編撰與學習單製作。
4、活動紀錄:製作會議紀錄與成果報告,拍攝編輯志工園地活動花絮與投稿刊物。
各組志工得依短期任務需要跨組支援值勤;成為正式志工服務滿1年後,自第2年起每年10月底前可向志工隊提出申請長期跨組服務,經幹部會議決議通過並提交中心核定後,於次年1月1日生效。
除下列各級幹部職掌外,隊長應帶領幹部群熟悉志工隊隊務運作,鼓勵幹部群抽空至志工室聚會交流與協助志工隊隊務;隊長、副隊長及組長依隊務或組務需要可於志工園地網頁刊登訊息公告;凡志工隊幹部得於志工網頁具有代為填班及換班之功能。
(一)隊長:
1.對外代表全體志工,並為志工隊主要對外聯繫窗口。
2.綜理志工隊業務,並協助各組「活動性質」之業務。
3.辦理中心臨時交辦事項。
(二)副隊長:
1.為隊長之職務代理人,隊長因故無法到場或執行職務時,由副隊長代理並對外代表全體志工。
2.襄助隊長處理隊務;須兼任行政組組長,並協助各組「行政性質」之業務。
3.辦理隊長臨時交辦事項。
(三)組長:
1.綜理該組掌理事項,負責確認值勤班表之排定執行、值勤紀錄彙整報送及缺勤人力調度。
2.聯繫組員,協助轉達重要隊務及應辦事項。
3.中心得依任務需要指定各組設置1至數名小組長,以利協助推動該組業務及缺勤人力調度,並適時主動關懷小組內志工;人選由各組組長指定之。
4.辦理隊長臨時交辦事項。
志工隊各級幹部依下列選舉方式產生後,由隊長將志工幹部當選名單提請中心辦理登記與聘任,應於年底或次年元月新舊任幹部交接會議辦理交接,最遲應於次年2月1日交接完畢。
(一)隊長:
1.資格條件:具服務熱忱,需擔任中心志工連續滿1年以上並有志工隊幹部經驗。
2.選舉方式:
(1)隊長、副隊長候選人應以聯名方式參選,並經由志工隊10名以上志工連署推薦,以完成登記,並於志工網頁公告。
(2)候選人或有意推薦候選人之志工,應於志工大會暨授證典禮(以下簡稱志工大會)之30日前向中心領取空白聯名參選連署書,於志工大會之10日前(遇假日順延)將已達連署人數表單送交中心以完成登記。
(3)聯名參選連署書內隊長及副隊長姓名欄位如有任一欄空白,或連署人經查未具有效志工身份以致連署人數未達規定者,其連署均無效。
(4)完成登記及公告後,正式成為隊長、副隊長候選人,經年度志工大會投票選舉,最高票者當選,如候選人得票數相同時,當場公開抽籤決定當選人。
(5)為維持志工隊隊務正常運作,若於志工大會前仍無隊長、副隊長候選人時,將於大會前至志工園地網頁公告,凡於大會當天規定時間內進場志工即同時具備選舉(投票)權與被選舉(被提名)權,進場志工得當場提名候選人,逾時進場志工則無選舉(投票)權與被選舉(被提名)權。隊長、副隊長人選經現場公開提名、印票、投票、唱票程序後產生。
(6)依志工管理要點第四點第三款隊長連任以2次為限,連任隊長經卸任滿1年後,可再為年度隊長候選人。
(二)副隊長(兼任行政組組長):
1.資格條件:具服務熱忱,需擔任中心志工連續滿1年以上。
2.選舉方式:參照隊長選舉方式,副隊長由隊長提名於連署書聯名登記參選,且不受隊長任期之限制。
(三)組長(不含行政組組長):
1.資格條件:具服務熱忱,需擔任中心志工連續滿1年以上。
2.選舉方式:隊長、副隊長選舉後30日內,由各組志工以組內投票機制產生新任組長;如期限內未能投票產生新任組長,必要時由該組之各股志工承辦人指定之。
志工應參加中心辦理之「季例會議」及「志工大會暨授證典禮」並簽到(退),出席時數得列入服務時數登錄,當年度出席率未達50%者不予續聘。
(一)季例會議:由隊長主持,參加對象為全體志工,每季召開1次(第4季併入志工大會);宣導志工應配合事宜及各組工作報告討論,聽取志工服務心得與建議。
(二)志工大會暨授證典禮:由隊長主持,參加對象為全體志工,預定每年12月召開(第4季不另辦理季例會議);辦理下屆幹部選舉及表揚當年度績優志工暨授予次年度聘任證書。
(三)幹部會議:由隊長主持,參加對象為組長以上幹部,每2個月至少召開1次;討論隊務及協調各組業務。
(四)臨時會議:依隊務及志工服勤情況,必要時隨即召開。
志工應遵守管理要點有關請假與服勤之規定,如有下列情事之一,經志工幹部或中心查證屬實,得於幹部會議決議通過後記錄違規次數。
志工隊每年辦理服務評量1次,成績合格查無不予續聘情形,經幹部會議決議通過並提交中心核定,且本人願意繼續服務者,予以續聘。
有下列情形之一者,不予續聘:
(一)志工當年度於本中心服務時數未達60小時。
(二)志工當年度季例會議與志工大會出席率未達50%。
(三)志工連續未值勤達3個月,且無故未依規定請假或未申請暫停服務。
(四)志工當年度違規紀錄達6次以上者(含6次) ,經志工幹部會議決議通過並提交中心核定予以解聘者。
(五)志工有符合志工管理要點第九點得予解聘情事之一,經志工幹部會議決議通過並提交中心核定收回志工識別證,予以解聘者。
前項未達規定服務時數或會議出席率者,如因情況特殊之病假、喪假或重大事故請假所導致,經查無不良紀錄且服務態度良好者,得經志工幹部會議決議通過並提交中心專簽核定後予以續聘。
為保有足夠時間辦理所需行政作業以落實審查機制,本補充規定中有關當年度應達時數、次數之計算週期,以前一年度9月1日起算,迄至當年度8月31日結算;行政組至遲應於志工大會之45日前完成服務評量所需服務時數、請假記錄、違規記錄之統計與初審,如期產生表揚、續聘、解聘名單,送幹部會議決議並提交中心核定,以利辦理志工大會暨授證典禮相關前置作業。
(一)凡服務滿1年以上領有當年度聘書之志工,可享中心辦理之藝文研習每人1班5折優惠(依當季藝文研習奉核簽相關規定辦理,並限本人使用)。
(二)可享中心公告專屬志工之優惠措施及項目。
(三)服務績效良好具熱忱之志工,由中心提報有關單位給予獎勵與表揚。
(四)表現優異者,由中心推薦參加文化部或其他單位所舉辦之志工研習課程。
(五)參加中心舉辦之志工成長課程與聯誼參訪活動。
為獎勵年度績效卓著志工,中心利用志工大會辦理表揚,獎勵項目與資格條件如下:
(一)菁英獎:擔任組長以上志工幹部,具領導力能有效凝聚志工向心,且當年度幹部會議出席率達70%以上者(依實際就職期間按比例計算),頒發獎狀乙只、獎品乙份。
(二)服務獎:擔任中心志工滿1年、3年及爾後每滿5年且年資未間斷者,頒發獎狀乙只、獎品乙份。
(三)績優獎:各組組長依考核結果得於該組人數10%額度內推舉當年度無任何不良記錄且服務態度績優之志工,頒發獎狀乙只、獎品乙份。
(四)全勤獎:當年度全勤出席志工大會與季例會議且無遲到早退者,頒發獎狀乙只;累計3年連續獲得全勤獎者頒發獎品乙份,隨後重新計次。
(五)勤學獎:當年度參加中心辦理之藝文講座與活動課程訓練時數達30小時以上,頒發獎狀乙只;累計3年連續獲得勤學獎者頒發獎品乙份,隨後重新計次。如志工為擔任前述講座與活動課程獲有服務時數之工作人員,該場次之勤學獎訓練時數僅採計三分之二。
(六)大墩獎:當年度協助中心或志工隊推動業務有成,或有其他特殊貢獻足堪模範者,於幹部會議提出具體事蹟經審議通過,由中心簽奉主任核定後,頒發獎狀乙只、獎品乙份。
(一)為兼顧因故未能繼續受聘之志工,日後仍能以回任貢獻己力,凡身心健全,且曾擔任中心志工滿2年以上者,得於未獲續聘之當年度起算3年內提出回任申請。
(二)回任申請時間及審核流程:
1.於每年7月底前,由申請者本人填具申請書,送交志工隊,經志工隊幹部會議依留存之值勤紀錄進行查驗,由出席會議幹部三分之二以上同意,即初審通過。
2.初審合格名單,經提交中心複核通過,即取得回任訓練資格。
3.獲回任訓練資格者,應重新認識中心現況與服勤規定,於當年度8月至11月期間,至少須實習值勤達12小時以上。
4.完成回任訓練者,經簽請中心主任核可,於當年度志工授證典禮時發給聘書及志工識別證後,方回任為中心正式志工,須繼續服務達1年以上者,始得重新銜接原志工服務年資。